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解讀 | 新版《管理體系審核指南》

一、標準修訂的背景

經(jīng)濟的全球化帶來(lái)的不斷增長(cháng)的業(yè)務(wù)復雜性、內部和外部環(huán)境的快速變化導致的不確定性的增加、相關(guān)方對組織行為和績(jì)效不斷增長(cháng)的關(guān)注,這些都使組織的生存和發(fā)展面臨著(zhù)越來(lái)越多的挑戰和機遇。如何實(shí)現“可持續發(fā)展”,成為了整個(gè)社會(huì )和各個(gè)組織所面臨和思考的重要主題。

管理體系是組織建立方針和目標以及實(shí)現這些目標的過(guò)程的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組要素,管理體系認證是依據管理體系標準對組織所建立的管理體系進(jìn)行的合格評定活動(dòng)。目前ISO已經(jīng)發(fā)布或者正在制定的管理體系標準多達90余項,涉及組織管理的方方面面,以幫助組織更好地識別和應對各種風(fēng)險、機遇和挑戰,在紛繁復雜的競爭環(huán)境中穩步發(fā)展。

管理體系數量和要求的不斷提高,使得提升管理體系評價(jià)的有效性變得越來(lái)越重要,因此,ISO希望通過(guò)新版ISO  19011為管理體系的審核實(shí)施提供更為明確的指導,并實(shí)現不同體系之間審核方法的協(xié)調和統一。


二、新版GB 19011的主要變化

GB/T  19011-2021替代了GB/T  19011-2013,與GB/T  19011-2013相比,其主要變化有:

(一)結構上的變化

新版標準與舊版標準正文部分均是7個(gè)章節,章節的題目和內容也基本相同,最主要的變化為:

1.將“確立和評價(jià)審核方案的風(fēng)險和機遇”提前到“建立審核方案”之前;

2.“為向導和觀(guān)察員分配角色和職責”放到了“舉行首次會(huì )議”之前;

3.增加了“6.4.5 審核信息的可獲取性和訪(fǎng)問(wèn)”;

4.刪除了“建立審核方案的程序”;

5.刪除了包含審核特定管理體系專(zhuān)業(yè)能力要求的附錄(原附錄A);

6.擴充了附錄A(原附錄B 的部分)。

(二)內容上的變化

通讀了新版19011,最深刻的感受是,除了原來(lái)的“文件”都改為了“成文信息”,“風(fēng)險”都擴充為了“風(fēng)險和機遇”外,新標準處處體現了基于風(fēng)險的思維,對審核方案的策劃和實(shí)施過(guò)程的指導更為全面、具體,同時(shí)表述也更為精準。

下面,我們就來(lái)仔細看一下具體有哪些變化和改進(jìn)。

1. 審核原則新增“基于風(fēng)險的方法”

審核原則由以前的6項變?yōu)榱?項,同時(shí)在審核原則的具體表述上也有一些變化, 如:

(1)“誠實(shí)正直”中刪除了“了解并遵守任何適用的法律法規要求”(守法合規與誠實(shí)正直并無(wú)直接關(guān)系);

(2)“誠實(shí)正直”中的“在工作中體現他們的能力”變?yōu)椤爸怀袚心芰θプ龅膶徍嘶顒?dòng)”,以更好地保持與“誠實(shí)正直”含義的一致性;

(3)對“職業(yè)素養”的解釋由原來(lái)的“在審核中勤奮并具有判斷力”改為“在審核中盡責并具有判斷力”,從而更貼切地表達了審核員重要的是需要承擔起責任,而不僅僅是勤奮。

2. 擴充了管理審核方案的指南,包括審核方案的風(fēng)險

其變化具體為:

(1)在“5.1總則”中:

提出了“審核方案的范圍和程度應基于......擬審核的管理體系的性質(zhì)、功能、復雜程度、風(fēng)險和機遇以及成熟度水平”,將“風(fēng)險和機遇”納入了確定審核方案的范圍和程度的重要考慮因素;

當重要職能外包或在其他組織的領(lǐng)導下管理時(shí),或存在多個(gè)地點(diǎn)/場(chǎng)所的情況下,由于復雜性的增加,應特別注意審核方案的設計、策劃和確認;

要求審核方案需考慮受審核方的“組織目標、內外部因素、相關(guān)方的需求和期望、信息安全和保密要求”;

要求“審核方案策劃人員應確保保持審核的完整性,并確保審核沒(méi)有被施加不當影響”;

要求“審核應優(yōu)先考慮將資源和方法分配給管理體系中內在風(fēng)險較高和績(jì)效水平較低的事項”;

要求指派有能力的人員來(lái)管理審核方案;

在審核方案所應包含的信息中增加了“與審核方案有關(guān)的風(fēng)險和機遇(見(jiàn)5.3)及應對措施”。

(2)在“5.2 確立審核方案的目標”中:

要求審核方案的目標不但要支持管理體系的方針和目標,還應與審核委托方的戰略方向相一致;

建議建立審核方案目標時(shí)要考慮內外部相關(guān)方的需求和期望。

(3)在“5.3 確定和評價(jià)審核方案的風(fēng)險和機遇”中:

在2013版的基礎上,增加了確定和評價(jià)審核方案機遇的要求;

增加了更多的風(fēng)險示例,如在策劃階段未能確定審核的數量、持續時(shí)間、地點(diǎn)和日程安排;在實(shí)施階段審核方案內的審核工作協(xié)調不力,或未考慮信息安全和保密性;受審核方的協(xié)助與配合以及抽樣的證據的可獲得性。

(4)在“5.4.1 審核方案管理人員的作用和職責”中:

要求審核方案管理人員實(shí)施應對措施,并在適當時(shí)將這些措施納入所有相關(guān)的審核活動(dòng);

將2013版中的“明確審核的責任”,擴充為“適當時(shí),通過(guò)分配角色、職責和權限,以及支持領(lǐng)導作用,確保審核組的選擇和審核活動(dòng)的總體能力”;

將2013版中的“確保審核方案的實(shí)施”,修改為“建立所有相關(guān)的過(guò)程”,并羅列了這些過(guò)程;

增加了“將審核方案與審核委托方進(jìn)行溝通,適當時(shí)與有關(guān)相關(guān)方溝通”的職責。

(5)在“5.4.2 審核方案管理人員的能力”中:

增加了“外部和內部因素的必要能力”;

在知識中擴充了“關(guān)于受審核方及其所處環(huán)境的信息(例如,受審核方的外部/內部因素、有關(guān)相關(guān)方及其需求和期望、業(yè)務(wù)活動(dòng)、產(chǎn)品、服務(wù)和過(guò)程)”;

專(zhuān)門(mén)提出“適當時(shí),可以考慮風(fēng)險管理、項目和過(guò)程管理以及信息和通信技術(shù)(ICT)的知識”。

(6)在“5.4.3 確立審核方案的范圍和詳略程度”中:

影響審核方案范圍和詳略程度的因素中增加了“管理體系標準及其他適用準則”以及“業(yè)務(wù)風(fēng)險和機遇,包括應對它們的措施”;

在相關(guān)方的關(guān)注點(diǎn)中增加了“供應鏈因素”;

將2013版中的“受審核方或其運作的重大變化”進(jìn)一步明確為“受審核方所處的環(huán)境或其運行以及相關(guān)風(fēng)險和機遇的重大變化”。

(7)在“5.4.4 確定審核方案資源”中:

在“開(kāi)發(fā)、實(shí)施、管理和改進(jìn)審核活動(dòng)所需的資源”中增加了“時(shí)間資源”;

由于遠程審核方式被越來(lái)越廣泛采用,因此增加了對“不同時(shí)區的影響”的考慮,并將原來(lái)的“信息和溝通技術(shù)的可獲得性”改為“信息和通信技術(shù)的可用性”;

增加了其他一些審核資源的要求,包括“需要的任何工具、技術(shù)和設備的可用性”、“在建立審核方案期間確定的必要成文信息的可獲得性(見(jiàn)A.5)”、“與設施有關(guān)的要求,包括任何安全許可和設備(例如,背景調查、個(gè)人防護裝備、穿戴潔凈室服裝的能力)”。

(8)在“5.5 實(shí)施審核方案”的“5.5.1 總則”中,要求審核方案的管理人員:

將“所涉及的風(fēng)險和機遇向有關(guān)相關(guān)方溝通”;

“選擇審核方法(見(jiàn)A.1)”;

“管理在方案部署期間出現的所有運行風(fēng)險、機遇和因素(即非預期事件)”;

“規定和實(shí)施監視審核方案所需的運行控制(見(jiàn)5.6)”;

“評審審核方案,以識別其改進(jìn)機會(huì ) (見(jiàn)5.7)”。

(9)在“5.5.2 規定每次審核的目標、范圍和準則”中:

取消了審核目標、范圍和準則需“形成文件”的要求;

審核目標的內容增加了“評價(jià)管理體系對于受審核方所處環(huán)境和戰略方向的適宜性和充分性”以及“評價(jià)管理體系在不斷變化的環(huán)境下建立和實(shí)現目標及有效應對風(fēng)險和機遇的能力,包括相關(guān)措施的實(shí)施能力”;

對審核準則包含的內容進(jìn)行了明確和擴充,指出審核準則“可以包括以下一項或多項:適用的方針、過(guò)程、程序、包括目標的績(jì)效準則、法律法規要求、管理體系要求、由受審核方確定的所處環(huán)境及風(fēng)險和機遇的信息(包括相關(guān) 的外部/內部相關(guān)方要求)、行業(yè)行為規范或其他策劃的安排”;

增加了審核方案修改后,“與相關(guān)方溝通,適當時(shí)獲得批準”的要求。

(10)在“5.5.3 選擇和確定審核方法”中:

明確提出“審核可以現場(chǎng)、遠程或組合的方式進(jìn)行。這些方法的使用,尤其應基于相關(guān)風(fēng)險和機遇予以適當平衡”。

(11)在“5.5.4 選擇審核組成員”中:

在確定具體的審核組規模和組成時(shí),增加了考慮審核組“和有關(guān)相關(guān)方互動(dòng)的能力”和“對翻譯的需求”;

增加了“在適當情況下,審核方案管理人員應就審核組的組成與組長(cháng)協(xié)商”的要求。

(12)在“5.5.5 為審核組長(cháng)分配每次的審核職責”中:

在分配信息中增加了“出行或訪(fǎng)問(wèn)遠程場(chǎng)所的要求”。

(13)在“5.5.6 管理審核方案結果”中:

增加了“對審核方案內的每次審核的目標的實(shí)現進(jìn)行評價(jià)”的要求;

增加了“適當時(shí),審核方案管理人員應考慮”將審核結果和最佳實(shí)踐與組織的其他區域進(jìn)行溝通”,以及“對其他過(guò)程的影響”。

(14)在“5.5.7 管理和保持審核方案記錄”中:

記錄的內容增加了以下內容:

與審核方案有關(guān)的記錄:審核日程安排、審核方案的風(fēng)險和機遇以及相關(guān)的外部和內部因素的應對;

與每次審核相關(guān)的記錄:客觀(guān)審核證據和審核發(fā)現。

(15)在“5.6 監視審核方案”中:

評價(jià)內容增加了“整個(gè)審核過(guò)程中成文信息的充分性”;

在可能導致審核方案修改的因素中,增加了“經(jīng)證實(shí)的受審核方管理體系的成熟度等級”“審核范圍或審核方案范圍”“已識別的利益沖突”。

(16)在“5.7 評審和改進(jìn)審核方案”中:

將原來(lái)只由審核方案管理人員評審管理方案,擴充為“審核方案管理人員和審核委托方應評審審核方案”,并對審核方案管理人員提出了更為明確的要求:

“審核方案管理人員應確保:

評審審核方案的全面實(shí)施狀況;

識別改進(jìn)的區域和機會(huì );

在必要時(shí)對審核方案做出變更;

按照7.6,評審審核員的持續專(zhuān)業(yè)發(fā)展;

報告審核方案的結果并適當時(shí)與審核委托方和有關(guān)相關(guān)方進(jìn)行評審?!?/p>

3.擴充了實(shí)施審核的指南,特別是審核策劃部分

具體為:

(1)在“6.2.2 與受審核方建立聯(lián)系”中:

請求有權使用用于策劃的相關(guān)信息中明確提出“包括關(guān)于組織已識別的風(fēng)險和機遇以及如何應對這些風(fēng)險和機遇的信息”;

增加了確定“翻譯人員的需求”、“確定受審核方與特定審核有關(guān)的任何利益、關(guān)注或風(fēng)險領(lǐng)域”以及“與受審核方或審核委托方解決審核組的組成問(wèn)題”等內容。

(2)在“6.2.3 確定審核的可行性 ”中:

增加了“注:資源包括有權使用充分和適當的信息和通信技術(shù)”。

(3)在“6.3.1 成文信息評審”中:

增加了“評審應考慮受審核方組織所處的環(huán)境,包括其規模、性質(zhì)和復雜程度,以及相關(guān)風(fēng)險和機遇”的要求。

(4)在“6.3.2 審核的策劃”中:

將原來(lái)的“編制審核計劃”擴充為“審核的策劃”,并首先在6.3.2.1中提出了“采用基于風(fēng)險的方法策劃”,要求“采用基于風(fēng)險的方法來(lái)策劃審核”,并且“策劃應促進(jìn)審核活動(dòng)的高效安排和協(xié)調,以便有效地實(shí)現目標”;

要求審核組長(cháng)在進(jìn)行審核策劃時(shí),考慮“提高審核活動(dòng)的有效性和效率的機會(huì )”、“由于無(wú)效的審核策劃造成的實(shí)現審核目標的風(fēng)險”;

在審核策劃中提出要包括或者涉及“擬實(shí)施審核活動(dòng)的位置(實(shí)際和虛擬)”、“審核組對熟悉受審核方的設施和過(guò)程的需求(例如,通過(guò)實(shí)地考察或評審信息和通信技術(shù))”,以及“在考慮與擬審核的活動(dòng)有關(guān)的風(fēng)險和機遇的基礎上”配置適當的資源。

(5)在“6.3.3 審核組工作分配”中:

增加了審核組長(cháng)可“適當時(shí)分配決策權”。

(6)在“6.3.4 準備審核所需的成文信息”中:

強調了“利用任何適當的載體為審核準備成文信息”。

(7)在“6.4.2 為向導和觀(guān)察員分配角色和職責”中:

明確了向導的職責包括協(xié)助審核員確定參加訪(fǎng)談的人員并確認時(shí)間“和地點(diǎn)”、“確保審核組成員和觀(guān)察員了解和遵守關(guān)于特定地點(diǎn)的訪(fǎng)問(wèn)、健康和安全、環(huán)境、安保、保密和其他問(wèn)題的安排的規則,并確保任何風(fēng)險已得到應對”。

(8)在“6.4.3 舉行首次會(huì )議”中:

增加了介紹“能夠影響審核實(shí)施的現場(chǎng)活動(dòng)”的要求。

(9)在“6.4.4 審核中的溝通”中:

由原來(lái)的變更經(jīng)審核方案管理人員和受審核方批準,修改為“對于隨著(zhù)審核活動(dòng)的進(jìn)行而出現的任何變更審核計劃的需求,適當時(shí)應由審核方案管理人員和審核委托方評審和接受,并提交給受審核方”。

(10)在新增的“6.4.5 審核信息的可獲取性和訪(fǎng)問(wèn)”中:

指出“所選擇的審核方法取決于所確定的審核目標、范圍和準則,以及持續時(shí)間和場(chǎng)所”,為此應靈活使用多種審核方法并根據審核情境改變審核方法。

(11)在“6.4.7 收集和驗證信息”中:

明確指出,“在驗證程度較低的情況下,審核員應運用其專(zhuān)業(yè)判斷來(lái)確定可將其作為證據的可信度”。

(12)在“6.4.8 形成審核發(fā)現”中:

指出“可以根據組織所處的環(huán)境及其風(fēng)險對不符合進(jìn)行分級。這種分級可以是定量的(如1至5分),也可以是定性的(如輕微的、嚴重的)”。

(13)在“6.4.9 確定審核結論”中:

將原來(lái)的內容分成兩個(gè)部分:“準備末次會(huì )議”及“審核結論內容”;

審核結論中增加了“風(fēng)險的識別以及受審核方為應對風(fēng)險而采取的行動(dòng)的有效性”。

(14)在“6.4.10 舉行末次會(huì )議”中:

增加了“會(huì )議的詳細程度應考慮管理體系實(shí)現受審核方目標的有效性,包括考慮其所處環(huán)境以及風(fēng)險和機遇”;

明確末次會(huì )議需要說(shuō)明“未充分應對審核發(fā)現的可能后果”。

(15)在“6.5 審核報告的編制和分發(fā)”中:

審核報告的內容增加了“審核本質(zhì)上是一種抽樣活動(dòng),因此存在被查驗的審核證據不具代表性的風(fēng)險”的說(shuō)明及在描述審核范圍內未覆蓋的區域時(shí)應“包括任何證據可獲得性、資源或保密問(wèn)題,并附有相關(guān)解釋理由”;

刪除了包含“審核報告的分發(fā)清單”的要求。

(16)在“6.5.2 審核報告的分發(fā)”中:

增加了“在分發(fā)審核報告時(shí),應考慮采取適當措施確保保密”的要求。

(17)在“6.6 審核的完成”中:

指出“從審核中獲得的經(jīng)驗教訓可為審核方案和受審核方識別風(fēng)險和機遇”。

(18)在“6.7 審核后續活動(dòng)的實(shí)施”中:

提出驗證“結果應報告給審核方案管理人員,并報告給審核委托方進(jìn)行管理評審”。

4.擴充了審核員的通用能力要求

新版標準的第7章“審核員的能力和評價(jià)”,要求“應通過(guò)一個(gè)過(guò)程定期對人員能力進(jìn)行評價(jià)”,評價(jià)過(guò)程的結果除了作為審核組成員選擇、確定提高能力的需求外,還為“審核員的持續績(jì)效評價(jià)”提供依據。

在2013版標準的基礎上,在確定審核員能力時(shí)還要求考慮:

受審核方的產(chǎn)品、服務(wù)和過(guò)程;

審核方法;

管理體系所應對的風(fēng)險和機遇的類(lèi)型和級別;

適當情況下的其他要求,如審核委托方或其他有關(guān)相關(guān)方提出的要求。

在“7.2.3.2 管理體系審核員的通用知識和技能”中,增加了以下一些內容:

“了解與審核有關(guān)的風(fēng)險和機遇的類(lèi)型以及基于風(fēng)險的審核方法的原則”;

能夠“審核一個(gè)過(guò)程的開(kāi)始到結束,適當時(shí),包括與其他過(guò)程和不同職能的相互關(guān)系”;

了解“影響管理體系的有關(guān)相關(guān)方的需求和期望”。

同時(shí),將2013版中“了解引用文件的層次文件”的要求提升為“理解多個(gè)標準或引用文件的重要性和優(yōu)先級”。

在“7.2.3.4 審核組長(cháng)的通用能力”中,增加了“與受審核方的最高管理者討論戰略問(wèn)題,以確定他們在評價(jià)風(fēng)險和機遇時(shí)是否考慮過(guò)這些問(wèn)題”。

在“7.6 保持并提高審核員能力”中增加了在專(zhuān)業(yè)或領(lǐng)域變化時(shí)開(kāi)展持續專(zhuān)業(yè)發(fā)展活動(dòng)的要求。

5.擴充了附錄A,以提供審核(新)概念的指南

附錄A“審核員策劃和實(shí)施審核的補充指南”中為審核員提供了以下18個(gè)方面的指導,與2013版相比,新增了11個(gè)方面,去掉了一個(gè)方面(實(shí)施文件評審):

(1)審核方法的應用;

(2)過(guò)程方法審核(新增);

(3)專(zhuān)業(yè)判斷(新增);

(4)績(jì)效結果(新增);

(5)驗證信息(新增);

(6)抽樣(包含總則、判斷抽樣、統計抽樣);

(7)管理體系內的合規審核(新增);

(8)對組織環(huán)境的審核(新增);

(9)對領(lǐng)導作用和承諾的審核(新增);

(10)對風(fēng)險和機遇的審核(新增);

(11)生命周期(新增);

(12)對供應鏈的審核(新增);

(13)準備審核工作文件;

(14)信息源的選擇;

(15)對受審核方的現場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn);

(16)對虛擬活動(dòng)和場(chǎng)所的審核(新增);

(17)實(shí)施訪(fǎng)談;

(18)審核發(fā)現(包含確定審核發(fā)現、記錄符合、記錄不符合、與多個(gè)準則相關(guān)的審核發(fā)現的處理)。

可以看出,新版19011與時(shí)俱進(jìn),在附錄中主要針對管理體系標準在采用統一的高階架構后,審核員在策劃和實(shí)施審核時(shí)經(jīng)常感到困惑的合規、組織的環(huán)境、風(fēng)險和機遇等內容,以及越來(lái)越多出現的對虛擬活動(dòng)和場(chǎng)所的審核活動(dòng)等予以了指導。同時(shí),對原有的內容進(jìn)行了擴充,如在“對受審核方的現場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)”中增加了“c)虛擬審核”。

6.調整了術(shù)語(yǔ),以反映過(guò)程而不是對象(事物)

由于ISO  19000進(jìn)行了升級,因此GB/T  19011-2021的術(shù)語(yǔ)也按照GB/T  19000-2016進(jìn)行了修訂,且數量也由2013版的20個(gè)增加為26個(gè)。

增加的術(shù)語(yǔ)為“多體系審核”“聯(lián)合審核”“客觀(guān)證據”“要求”“過(guò)程”“績(jì)效”“有效性”,減少的術(shù)語(yǔ)為“向導”。


結語(yǔ)

國家標準GB/T  19011《管理體系審核指南》,歷經(jīng)一年多的編制和批準,終于在2021年8月發(fā)布。

新版19011貫穿基于風(fēng)險的思維,對審核的策劃和實(shí)施、審核員的能力給出了更多和更全面、系統的指導,為審核員充分識別和應對風(fēng)險和機遇,實(shí)施高效和有效的審核提供了保障。同時(shí),為適應形勢和發(fā)展需要,增加了對虛擬場(chǎng)所的審核以及采用遠程審核方式等方面的內容,具有很強的可操作性。

新版19011國家標準的發(fā)布,使我國與國際上審核領(lǐng)域新原則、新概念、新要求保持了同步,為組織實(shí)施審核提供了全面、系統的過(guò)程和方法的指導,為提高審核的有效性和效率奠定了理論基礎,提供了最佳實(shí)踐。相信新版19011國家標準一定會(huì )為促進(jìn)組織管理水平的不斷提高和我國經(jīng)濟的高質(zhì)量發(fā)展做出貢獻。

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